Společnosti, které se nacházejí ve výjimečné situaci, v jejímž důsledku pravděpodobně nebudou moci provést registraci včas, by o tom měly informovat agenturu ECHA v dostatečném předstihu před koncem lhůty, která uplyne dne 30. listopadu 2010.

U pěti konkrétních scénářů kontaktní skupina ředitelů souhlasila s tím, že agentura ECHA může nabídnout pomoc buď využitím svých práv rozhodovat dle vlastního uvážení stanovených v nařízení REACH, nebo poskytnutím transparentních prostředků společnostem k prokázání toho, že jednají v dobré víře. Každá dotčená společnost bude muset co nejdříve před konečným termínem odeslat internetový formulář, v němž podrobně odůvodní svou situaci a vysvětlí opatření, která přijala, aby své povinnosti vyplývající z nařízení REACH splnila. Po obdržení těchto informací poskytne agentura ECHA pokyny, jak předložit žádost o registraci ve stanovené lhůtě.

Kontaktní skupina ředitelů, Evropská komise, Evropská agentura pro chemické látky (ECHA) a zúčastněná evropská průmyslová sdružení určily výjimečné scénáře, kdy mohou dotčení žadatelé o registraci skutečně čelit situaci, kdy nemohou včas předložit registraci plně v souladu s nařízením REACH.

Kontaktní skupina ředitelů určila následující případy, kdy by tyto naléhavé a výjimečné okolnosti mohly nastat:

• potíže s včasným poskytnutím údajů požadovaných v příloze VII a příloze VIII nebo potíže pro dovozce směsí se získáním údajů o složení nebo analytických údajů u látek ve směsi od jejich dodavatelů (problém č. 10), (Číslování problémů odpovídá číslování podle kontaktní skupiny ředitelů)
• nemožnost převést předběžné registrace nebo předložit pozdní předběžnou registraci z důvodu změn právního subjektu (problém č. 15),
• hlavní žadatel o registraci nepředložil dokumentaci plně v souladu s nařízením REACH (problém č. 20),
• následní uživatelé jsou povinni stát se dovozci, jelikož látku nezaregistroval žádný dodavatel se sídlem v EU (problém č. 21),
• žadatelé o registraci musejí vyhovět novým/aktualizovaným pokynům, a mají tudíž potíže se včasným poskytnutím údajů požadovaných v příloze VII a příloze VIII (problém č. 10).

Součástí řešení těchto problémů je ukázat pružný přístup agentury ECHA k žadatelům o registraci, kteří nikoli vlastním zaviněním mají potíže s předložením kompletní registrační dokumentace v blížící se lhůtě pro registraci dne 30. listopadu 2010. Například v souladu s čl. 20 odst. 2 nařízení REACH může agentura ECHA vzít v úvahu okolnosti, které žadatel o registraci nemůže ovlivnit, při stanovení „přiměřené lhůty”, ve které musí žadatel o registraci svou registraci uskutečnit. V jiných případech může agentura ECHA poskytnout mechanismus, s jehož pomocí jí společnosti mohou oznámit své příslušné potíže. Na to lze poté poukázat v případě kontroly vnitrostátním orgánem.

Situace, v nichž agentura ECHA může uznat případy výjimečných potíží žadatelů o registraci, kteří dostatečně odůvodní svou individuální situaci, jsou dále vyjmenovány v oznámení, které se nachází na internetových stránkách agentury ECHA v nové sekci kontaktní skupiny ředitelů.

Společnosti, kterých by se mohli výše uvedené situace týkat, jsou vyzývány, aby se seznámily se souhrnnou zprávou, která obsahuje řešení stanovená kontaktní skupinou ředitelů, i s upozorněním stanovujícím požadované informace, které budou muset společnosti předložit, pokud tvrdí, že se nacházejí v takovéto výjimečné situaci.

Nová sekce kontaktní skupiny ředitelů na internetových stránkách agentury ECHA také popisuje, jak by skutečně dotčený žadatel o registraci měl agenturu ECHA kontaktovat. Každá dotčená společnost bude moci pomocí příslušných internetových formulářů předložit požadované informace týkající se jejího výjimečného případu agentuře ECHA. Měla by tak učinit pokud možno co nejdříve před uplynutím lhůty pro registraci dne 30. listopadu. Na základě toho bude moci agentura ECHA přezkoumat každou jednotlivou žádost a instruovat dotčené společnosti, jak předložit registraci včas. Jakmile agentura ECHA registraci úspěšně zpracuje a obdrží příslušný poplatek, bude každou dotčenou společnost informovat individuálně o novém termínu pro vyhotovení její registrační dokumentace.

Další informace:
Sekce kontaktní skupiny ředitelů na internetových stránkách agentury ECHA http://echa.europa.eu/help/dcg_cs.asp
Internetové stránky Evropské agentury pro chemické látky: http://echa.europa.eu/